Convertir PDFs e imagenes en texto editable usando Google Docs (OCR)

A cualquiera que haya sido helpdesk le preguntaron esto mas de una vez: ¿Cómo hago para editar un texto que tengo en .pdf o en una imagen?
Y las respuestas son muchas y variadas. Pero esta respuesta, es muy simple de implementar.
Ya socr docsea que tengas que editar el texto de una hoja a la que le tomaste una foto, de un libro que tenes en pdf, o de un .png que acabas de descargar, todo lo que tenes que hacer es subirlo a Google Drive, hacer clic sobre los 3 puntos ubicados arriba a la derecha (junto al icono de papelera) y abrirlo con «Documentos de Google«.

Automáticamente veras como el OCR toma el archivo y a continuación deja una versión editable de todo el texto en ella.

Es importante notar que existen ciertas limitaciones de tamaño: los archivos no pueden ser mayores a 2 MB, y en los pdfs, solo se realiza el OCR y la conversión en las primeras diez páginas.

Mas info en la web oficial de soporte de Google

Como ordenar mails por tamaño en gmail

Parece que a menos que tengas una cuenta de google apps unlimited, el espacio nunca es suficiente. Y una de las cosas que me preguntan con frecuencia, es como ordenar el inbox por tamaño de los adjuntos para saber cuales son los que me están consumiendo mis 15 GB de almacenamiento en gmail.

La respuesta fácil, es que simplemente escribiendo «has: attachment larger:xx M«, donde xx es el tamaño en megabytes del total de los adjuntos contenidos en un mail. Lo malo de este método, es que si bien me trae lo que pido, me lo trae ordenado por fecha, y no por tamaño de los adjuntos. Entonces, si lo que buscas es ordenar tu inbox por tamaño para hacer una limpieza, no es la herramienta ideal.

Por suerte, la gente de trototype tiene la respuesta a nuestro problema, y se puede instalar desde este enlace.

Como evitar el envío de correos fuera de mi dominio en Google Apps

nexusae0_icon2Supongamos que tengo un grupo de usuarios en los que quiero evitar el envío de correos fuera de mi dominio. Supongamos también que tengo la necesidad que aun con esa política aplicada, puedan enviar correos a direcciones o dominios específicos.

Si bien Google apps no permite hacerlo granularmente por usuario, si podemos asignar esos permisos creando organizaciones, y aplicando las politicas sobre ellas. Luego solo será cuestión de mover a los usuarios a esas organizaciones.

  1. Logueate en la  Consola de Google Admin.
  2. Dirigite a  Aplicacioness > Google Apps > Gmail > Configuración Avanzada.
  3. En Organizaciones, selecciona tu dominio o la organización sobre la que queres aplicar la regla.
  4. Scrollea hasta restricciones de envío y crea las restricciones y excepciones que necesitas.
  5. Clickea en Guardar cambios al final de la página.

Si bien verás un mensaje avisando que los cambios pueden tardar hasta una hora en replicar, normalmente aplican de manera inmediata.

Kawasaki Rules: el arte de presentar

Hace poco me pidieron dar una charla sobre la nube y el trabajo colaborativo para ADEN, y tuve que hacer una presentación.
Bastante tiempo pasó desde la última vez que usé una, porque me gusta mucho mas ir en directo: compartir mi pantalla, hablar, discutir, «meter las manos en el barro». Pero en ADEN esa no era una opción: primero porque el tiempo del que disponía para exponer era bastante tirano, y segundo porque la plataforma de e-learning de Adobe me obligaba a subir el material previo al inicio de la charla.

Entonces, volví a leer la regla 10-20-30 de Guy Kawasaki, y me pareció una gran oportunidad para compartirla:

La regla dice que una presentación exitosa consta de:

  • 10 slides: el concepto es lo que importa. No tenes que contar mas que lo suficiente, despertar interes, hacer pensar. 10 slides deberían alcanzarte para plasmar tu idea y presentarla en público. Y otra cosa: lo que muestres en pantalla tiene el objetivo de afianzar la idea y despertar el interés. Si tu memoria es floja, para eso existen las notas del orador.
  • 20 minutos: podes contar con todo el tiempo del mundo para hablar, pero tu audiencia tiene un limite de tiempo de atención, y créeme: esa es una frontera que no querés cruzar. No esperes a ver bostezos para cerrar tu presentación. ¿Tenes una hora? Exponé durante 20 minutos, -eso son 2 minutos por slide- y usa los 40 minutos que te sobran para responder preguntas.
  • 30 puntos de tamaño del texto. Como mínimo. Si necesitas un tamaño de letra mas pequeño, no conoces tanto del tema. El slide es el hilo conductor, el amplificador de tu mensaje: no esta ahí para que lo leas, sino para ayudar a tu público a captar el mensaje.

“Nunca he oído una presentación que fuera demasiado corta. Una presentación no puede ser demasiado corta porque, si es buena, conseguirá que los oyentes hagan preguntas y la alarguen.”

-Guy Kawasaki

Registrar dominios en @nicargentina dejó de ser gratis

No hace mucho tiempo atrás, los que nos dedicamos a trabajar con internet solíamos sacar a colación, cada vez que teníamos la chance, que los dominios .ar se registraban gratuitamente. Y lo decíamos con cierto orgullo. Yo siempre usé la analogía de la UBA: creo que cualquier persona que tenga un titulo de esa casa de estudios, por lo menos cuenta con la ventaja de saber lidiar con sistemas administrativos obsoletos, personal desganado, y un sinfín de tramites que por lo general, carecen de cualquier lógica.
Con NIC pasaba igual: era gratis, pero en el fondo, cuando registrabas un dominio, -después de haber respondido varios mails asegurandote de no cambiar ni una coma y de haber mandado faxes con información y cartas con textos ñoños que explicaban sinsentidos- te quedabas con la satisfacción de haber vencido las artimañas del sistema.
 
Pero ahora hay que pagar.
 
Si, claro que no lo dice en ningún lado, claro que oficialmente sigue siendo gratuito, pero yo hice estas cuentas:
 
-Registré un dominio .COM por cinco años. No tengo que hacer nada mas durante cinco años. Pagué 73,85 USD usando godaddy.com. Eso, en el resumen de la tarjeta, son menos de 450 pesos. Me llevó menos de 20 minutos.
 
-El mismo dominio, agregandole el .ar al final, me costó 3 horas y 500 pesos.
3 horas que perdí llevando documentación a mesa de entradas, y 500 pesos que cobró el escribano para certificar una copia del Acta Constitutiva de Sociedad y hacer un poder especial para tramites ante NIC. Y me hizo precio.
Todo esto sin contar el tiempo que se pierde infructuosamente intentando que alguien te atienda via chat, telefono o redes sociales.
 
En fin, cinco años tuvieron para hacer un sistema de registro y delegación de dominios que fuera decente. Parece que no pudieron, incluso a pesar de haber contratado para ello a ADCONSA.
¿Sabes de quien es ADCONSA? De un tal Benvenuto, que oh casualidad, es socio en otras sociedades, de Carlos Liuzzi, que por si no te suena, es la mano derecha de Zannini. Y como dato de color, te cuento que Liuzzi multiplicó por 38 su patrimonio neto desde que llegó al gobierno, y tiene abierta una causa por enriquecimiento ilícito.
 
El Dr. Carlos Zannini, para quien no sepa, es el actual Secretario Legal y Técnico de la Presidencia de la Nación Argentina. Esta secretaría tiene a su cargo, ademas de nic.ar, la gestión de, por ejemplo, el boletín oficial on line. ¿Queres saber quien se ocupo de hacer ese desarrollo web? Si! ADCONSA.
 
Ahora las cuentas hacelas vos.

Google Apps vs. Office 365

Hace unos días asistí a la presentación de Office 365 con Telefónica de Argentina como socio comercial. Coincidió esa presentación con la semana en que cumplimos un año desde la implementación de Google apps en la empresa donde trabajo.
Me pareció un buen momento para publicar un post sobre cinco aspectos en los que Office 365 y Google apps están compitiendo, porqué me decanté por el último y porqué sigo sosteniendo esa elección.
Espero que les sirva a quienes estén pensando en migrar.
End User
Desde la perspectiva del usuario final, Office 365 a primera impresión y sobre todo para los non-tech users, es por lejos la mejor opción: la interfaz conocida de siempre, los colores microsoft, todo esta donde siempre estuvo. Por eso no me gusta.
Si todo esta donde siempre estuvo es porque nada esta avanzando, los usuarios de siempre se van a jubilar y los nuevos usuarios no saben que era Excel. En este aspecto, es una buena opción si el promedio etario donde planeas implementarlo supera los 45 años.
Por otra parte, es cierto que Office, y sobre todo Excel, sigue ofreciendo formulas interesantes que aun no llegaron a spreadsheets de Google. Pero a pesar de que rasca bien, rasca donde no pica. El usuario promedio usa siempre las mismas cinco o diez fórmulas, y no necesita el resto de lo que Office le ofrece. Si el 5% de tus usuarios necesita usar Excel inexorablemente, compra esas cinco licencias y listo.
Movilidad
La generación Y trabaja desde los móviles, y la penetración de Windows Phone es una gota de agua en el Oceano Android. Office 365 solo opera en terminales con Windows Phone, y aunque hay aplicaciones de terceros para Android e iOS que se adaptan a sus funcionalidades, cuando hablamos de entornos corporativos, creo que darse el gusto de confiar en aplicaciones de terceros puede ser un pecado que se pague caro. Este es un terreno donde Microsoft no puede pelear nada, y solo le queda conformarse con las migas.
Google docs solo cuenta con lectura offline de cualquier tipo de documento y edición únicamente de presentaciones y documentos de texto, y por eso Microsoft gana la batalla en el uso offline de Office, que es posible solo  si se tiene instalada una versión del programa localmente; aunque para usarla, debe adquirirse una licencia de Office 365 que cuesta 5 veces mas que la licencia de uso de Google.
En resumen, la única carta que tiene Microsoft para ganar, decide cobrarla aparte.
Colaboración
Acá hay mucho de gusto personal, pero volviendo al punto de vista del usuario final, los nuevos usuarios están muy acostumbrados a interactuar con la plataforma de Google. En Requiem para Microsoft hay un ejemplo genial al respecto. Google llego primero, y el que llega primero marca el territorio.
Y todo esto sin hacer mención de la aplicación FORMS disponible en Google Docs, que tantas cosas me ha resuelto desde que existe. No hay nada parecido en Office 365.
Almacenamiento
Si bien Office 365 ofrece 7 GB de almacenamiento en SkyDrive contra los 5 GB de Google Docs, es importante hacer una aclaración respecto del uso de ese espacio:
En SkyDrive cada usuario tiene 7 GB que puede usar para alojar en la nube tantos archivos como quiera, todos los archivos restan espacio a esos 7 GB.
En Drive, los archivos nativos de google docs no restan espacio a los 5 GB de almacenamiento, de modo que solo los archivos que no sean de google drive serán los que ocupen tus 5 GB.
Pricing
Mientras que Google ofrece la licencia de uso con compromiso anual a 4,17 USD, el servicio más parecido que tiene Microsoft tiene un costo mensual de 8 USD y es el paquete Office 365 enterprise E1.
Si planeabas migrar a Office 365 porque querías poder usarlo offline, te va a interesar saber que el plan que necesitas se llama Enterprise E3 y su costo es de 20USD por mes por usuario, siempre con compromiso anual.
La lista de virtudes y del porque elegí Google como la mejor opción es muchisimo más amplia. Los invito a sacar sus propias conclusiones en los sitios de Office 365 y Google Drive

 

How to: Insertar Prezis en WordPress

Estoy hace unos días con ganas de poner presentaciones de prezi en mi otro blog y googleando en castellano era muy díficil llegar a una respuesta satisfactoria.

La alegría apareció buscando «how to embed prezi on wordpress hosted blog«, que me llevó a este maravilloso lugar donde no hace falta ni siquiera escribir el código.

http://wordprezi.appspot.com/

¡Enjoy!

Google Apps: 3 cosas que deberías hacer antes de dar de baja un usuario

1- Modificar la contraseña del usuario

No solo para evitar un acceso de un empleado que ya no es parte de la nómina, sino también para acceder a su cuenta, y establecer un mensaje de fuera de la oficina del tipo “ Desde el 1 de junio de 2013, Juan Perez dejo de formar parte del equipo de Empresa S.A.. Por motivos laborales, por favor contáctese con José Lopez, quien ha ocupado su cargo, a jlopez@empresa.com”

Atención, al modificar la contraseña, es importante clickear también sobre el link “reset sign in cookies” para asegurarnos que cualquier sesión que pueda seguir abierta sea cerrada

2- Delegar el ownership de los documentos de Google.
Si borramos una cuenta sin más, toda la información asociada a la misma es eliminada. Por suerte, el panel de control de google apps tiene una forma de hacer una transferencia bulk del ownership de los documentos.

3- Backupear los correos.
Con Gmail Backup podes hacer un backup completo o bien de un tiempo determinado con fechas desde y hasta. Los descarga con los adjuntos y los podes abrir con cualquier gestor de correos. Lo descargas desde acá.

Y una de regalo:

4- Crear un grupo con la misma dirección de correo de ese usuario.
Que el usuario no siga perteneciendo a la empresa no implica que ya nadie le mande correos. Si no queres perder esa información, podes crear un grupo con la misma dirección de correo una vez que la eliminaste, y hacer que esos correos caigan en los inbox de sus ex compañeros de área.

Requiem para Microsoft

Hace un año Dave Politis, CEO de Better Cloud, escribía una nota para Mashable en la que contaba una anécdota donde el administrador de una escuela decidía bloquear la función de Google Talk y los alumnos de séptimo grado simplemente creaban un documento en googledocs, lo compartían con quien querían chatear, y seguían usando la funcionalidad, como si nada hubiera pasado.

Las generaciones que estan ingresando hoy en las facultades, nacieron con Google. Lo tienen incorporado y lo manejan a la perfección. Google optimizó la estrategia de marketing de Microsoft:

Microsoft miraba a un costado, dejando que sus productos pagos y licenciados sean fácilmente vulnerados e instalados sin adquirir la licencia, con la esperanza de que el usuario hogareño se familiarice con la herramienta para luego usarla en la oficina donde si, los mecanismos de licenciamiento funcionaban mucho mas aceitadamente. En las empresas, Microsoft creia ver el core de su negocio, vendiendo sus Enterprise Agreements, y sus licencias por volumen. El esquema parecía funcionar.

Mientras tanto, Google regalaba 1 gb de almacenamiento en Gmail, y mas tarde 2, y mas tarde 5. Integraba google docs, sacaba releases y actualizaciones que nadie tenia que instalar, que nadie tenia que descargar, ni copiar en un CD; mucho menos buscar un serial para poder usarlas. Microsoft seguía su camino de gloria, sin volver la vista, sin oler que el monstruo se lo estaba por comer.

Hoy esos niños que la primera vez que se sentaron frente a una computadora ya tenían el buscador de Google como página de inicio en el IE, están a punto de empezar su carrera laboral. Y probablemente el único programa que descarguen para instalar en una nueva computadora, sea el navegador Google Chrome o el Mozilla Firefox, porque saben que el Internet Explorer es algo que usaba el abuelo para mirar algunos sitios ajados y obsoletos.

El cambio generacional esta pasando. Los menores de veinte ya conocen como trabajar colaborativamente, y lo aprendieron usando Google. Microsoft ha llegado tarde a la fiesta, y como todo el que llega tarde, cuando hace su aparición esta desgarbado, transpirado por haber corrido. Desprolijo. Quizas gane un minuto de atención, pero luego la música volverá a sonar, y todos seguirán bailando con Google.

 

 

Los autos híbridos son cosa del pasado

Estoy leyendo Start-up Nation, un libro que da cuenta de como Israel, un pais de 60 años, con 7 millones de habitantes, rodeado de enemigos, en estado de guerra permanente y sin recursos naturales, ha logrado generar mas startups que países como Japón, Canada y el Reino Unido.
Es sin duda uno de los libros mas inspiradores que leí en el último tiempo, y para muestra, alcanza la frase con la que comienza el foreword:

«People prefer remembering to imagining. Memory deals with familiar things; imagination deals with the unknown»

​Ademas de recomendarlo enfáticamente, les dejó esta charla TED de Shai Agassi, el primer emprendedor del que se habla en el libro. Agassi dice que si queremos reducir las emisiones de CO2, son los autos eléctricos o nada. Su compañía, Better Place, tiene un plan radical para convertir a varios países en libres de petróleo para el 2020.​